Schlegel Etiketten erfolgreich mit ERP-Software PriNota

Schlegel Etiketten in Stuttgart ist eine Druckerei für Spezialetiketten, die 1965 unter anderem Namen gegründet wurde, zwischenzeitlich zur tesa-Gruppe gehörte und seit 2001 eigenständig firmiert. Das familiengeführte Unternehmen setzt seit 2012 auf die neue ERP-Lösung PriNota von IDS, die nach individuellen Anforderungen konfiguriert und Stück für Stück ausgebaut wurde.

von Hans-Ludwig Beinsen-Ruf

August 2016: „Herzlich willkommen, schön, dass Sie mal wieder reinschauen“, begrüßte Firmeninhaber Andreas Schlegel seinen Besucher Hans-Ludwig Beinsen-Ruf, den ehemaligen Geschäftsführer dieses Unternehmens, als es noch unter dem Namen tesa-Etikettendruckerei GmbH Stuttgart bekannt war. „Was ist denn geblieben, was hat sich verändert, was ist neu?“

Nach einem allgemeinen Überblick konzentrierte sich das Gespräch schnell auf die EDV-Organisation: Das damalige DOS-Programm auf Basis von Open Access (wer kennt das noch?) hatte bereits 2012 Platz gemacht für PriNota. Seitdem ist Schluss mit DOS, Schluss mit umständlichem Datentransfer von PC zu PC, Schluss mit der zeit- und arbeitsintensiven, fehlerträchtigen manuellen Datenübernahme in die separat geführte Buchhaltung.

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Regina Schlegel, zuständig für die Buchhaltung und das Auftragswesen, arbeitet gerne mit der aktuellen Version von PriNota, da sie die Produktion transparent macht und damit einen guten Überblick ermöglicht (Quelle: IDS)

50% Reduzierung der Bestände

Andreas Schlegel nannte im Gespräch weitere Verbesserungen durch die neue Software: alle erforderlichen Daten können von jedem dazu berechtigten Arbeitsplatz aus jederzeit eingesehen werden, die Bestandsführung ist zu jedem Zeitpunkt aktuell, Materialbestellungen werden aus dem System heraus erstellt, mit Vergabe der individuellen Rollennummern sowie direkter Zuordnungsmöglichkeit zu Produktionsaufträgen. Allein durch die leistungsfähige Lagerwirtschaft (u.a. lückenlose Verwaltung von Restrollen) konnten die Bestände um etwa 50% reduziert werden!

Neben der Auftragserstellung an externe Zulieferer bietet das System auch die Möglichkeit, interne Schneidaufträge oder Zusammenfügungen (Rollen hintereinander/aufeinander) mit Aktualisierung des Bestandes und Zuteilung neuer Rollennummern zu erstellen. Sobald das Material und gegebenenfalls weitere erforderliche Zuliefererleistungen wie Klischee und Werkzeug verfügbar sind, wird der Fertigungsauftrag gedruckt und in die Produktion gegeben. Produktionsdauer und verfügbare Kapazität werden bereits in der Kalkulation ermittelt und daraus wird in der Auftragsbestätigung der Liefertermin festgelegt.

Jedes Vormaterial ist weiterhin mit seinen spezifischen Eigenschaften im System hinterlegt, so dass die Lagerbestände im Tages­geschäft nach Wiedereinlagerung von Restrollen einfach durch Erfassung des Rollendurchmessers (unter rechnerischer Berücksichtigung des jeweiligen Rollenkerns) vom System errechnet und realitätsnah gebucht werden. Das ermöglicht eine zuverlässige aktuelle Bestandsführung bis hin zur permanenten Inventur.

Die Lagerorganisation war bisher nach Artikelnummern aufgebaut, nun soll demnächst mit der Verknüpfung von Lagerplatznummern und Rollennummern die „chaotische“ Lagerorganisation eingeführt werden. Die Programmierung dazu soll kurzfristig er­folgen, so wie es traditionell ein charakteristisches Merkmal der ­PriNota-Software ist, dass aufgrund der geradlinig aufgebauten Datenstruktur Programmanpassungen und -erweiterungen jederzeit realisiert werden können.

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Geschäftsführer Andreas Schlegel (sitzend) und Helmut Vida, Geschäftsführer IDS, bei der Erläuterung der neuen Software (Quelle: IDS)

Neue Funktionen in der aktuellen Version

Die aktuelle Version von PriNota bietet mittlerweile in der Kalkulation auch den parallelen Vergleich mehrerer Maschinen, um sofortige Entscheidungshilfen für den günstigsten Produktionsweg zu geben. Dabei hat der Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung die volle Freiheit, in jedem Segment die vorgeschlagenen Parameter zu übernehmen oder sinnvoll abzuändern, beispielsweise die Zuordnung von ­eigentlich zu breiten Restrollen, die aber sonst keine anderweitige Verwendung mehr finden, das Einsetzen von Stanzwerkzeugen mit Anpassung der Nutzenzahl und anderes.

Wie abhängig macht man sich vom Software-Anbieter? Hier hat der Anwender die Sicherheit, mit PriNota ein Produkt im Haus zu haben, welches auf Microsoft Dynamics NAV basiert. Dadurch ist gewährleistet, dass eine umfassende Leistungspalette bereit steht, welche stets auf dem aktuellen Stand gehalten wird, und außerdem, dass bestimmte Partner der Firma Microsoft berechtigt und in der Lage sind, im Bedarfsfall einzuspringen.

Nach zwei Stunden schloss der Besuch mit einem Rundgang durch die Produktion. Hans-Ludwig Beinsen-Ruf traf dabei auf bekannte wie auch auf neue Gesichter. Es hat ihm große Freude bereitet, an seiner früheren Arbeitsstätte freundlich begrüßt zu werden und dabei sehen zu können, wie Neues entsteht, Bewährtes bewahrt, konstruktiv hinterfragt und kreativ ­weiterentwickelt wird.

PriNota – ein Blick in die Geschichte

Über einen Zeitraum von mehr als 20 Jahren wurde bereits die Vorgänger-Software in der täglichen Praxis der Etikettenproduktion verfeinert, fehlerbereinigt und erweitert. Hinzu kamen die Lagerwirtschaft, permanente Inventur, Angebotskalkulation, Bestellwesen, Rollenverwaltung, Arbeitsvorbereitung, Planung und Überwachung der Maschinenkapazität, Nachkalkulation, Werkzeug- und Klischeeverwaltung. Die Übernahme der Daten in die Buchhaltung erfolgte noch durch manuelle Zweiterfassung.

Nach dem Besitzerwechsel des Unternehmens im Jahr 2011 – durch den Erwerb der damaligen tesa-Etikettendruckerei GmbH durch Andreas Schlegel – erstellte die IDS Vida GmbH & Co. KG auf Basis der Vorgänger-Software eine Neuprogrammierung unter Micro­soft Dynamics NAV, einer Enter­prise Ressource Planning (ERP)-Lösung von Microsoft für kleine und mittelständische Unternehmen.

Sie bietet eine umfassende Kontrolle über alle Aspekte der Geschäftstätigkeit – vom Finanzmanagement über Einkauf, Verkauf, Lager und Logistik bis hin zu Fertigungs- und Servicemanagement-Bereichen. Microsoft Dynamics NAV zeichnet sich durch eine einfache Bedienung aus und lässt sich ausgezeichnet mit vorhandenen Systemen und modernen Technologien verzahnen. So entstand im Jahr 2012 die ERP-Software PriNota, welche die Leistungsfähigkeit der Microsoft-Dynamics-Software um die speziellen Anforderungen einer Etikettendruckerei erweitert und seit nunmehr über vier Jahren bei Schlegel Etiketten im Einsatz ist.

 

Eine maßgeschneiderte Lösung

Von der Angebotskalkulation über Auftragsabwicklung und Produktion bis hin zur Rechnungsstellung bildet PriNota alle Funktionen ab, die in einem modernen ERP-System für eine Etikettendruckerei benötigt werden. Externe Programme für Buchhaltung oder eigene Kalkulationstools sind nicht mehr notwendig. Umfangreiche Spezialfunktionen, wie die Rollenverwaltung, die Verwaltungen für die vorhandenen Maschinen und deren Werkzeuge, runden das gesamte System ab.
PriNota wurde von der Firma IDS Vida GmbH & Co. KG entwickelt. Gemeinsam mit Partnern und Beratern ist das Unternehmen Spezialist für integrierte ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme für Etikettendruckereien. Mehr als 20 Jahre Praxiserfahrung sind so in die Entwicklung von PriNota eingeflossen.
Die Grundlage von PriNota bildet die ERP-Software Microsoft Dynamics NAV. Durch das bereits von anderen Microsoft-Produkten bekannte ­Design- und Bedienkonzept fällt die Arbeit mit Microsoft Dynamics NAV auch Einsteigern leicht. Durch die flexible und anpassbare Struktur von Microsoft Dynamics NAV kann PriNota auch leicht an die speziellen Anforderungen angepasst und verändert werden. Auch die Integration von ­zusätzlichen Modulen, wie z.B. für Dokumentenmanagement oder individuelle Berichte, stellen kein Problem dar.

  • Anfrage/Kalkulation/Angebot
  • Auftragserfassung
  • Bedarfsermittlung Material/Fertigungs­kapazität/Fremdleistung
  • Terminplanung
  • Auftragsbestätigung
  • Disposition/Bestellwesen (Vormaterial, ­Klischee, Werkzeug, etc.)
  • Maschinenbelegung
  • Produktionsüberwachung
  • Nachkalkulation, Bestandsabbuchung und Fakturierung
  • Permanente Inventur
  • Rollenverwaltung
  • Finanzbuchhaltung