Kleinauftrag, Express, Kapazitätsengpass: selbst produzieren, ablehnen oder zukaufen?

Der digitale Etikettendruck hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Kleine Auflagen, zahlreiche Varianten und häufige Motivwechsel gehören heute zum Alltag. In unserer eigenen Produktion stellen wir dabei immer häufiger fest, dass nicht allein die technischen Möglichkeiten einer Maschine den Ausschlag geben. Wichtiger ist, welcher Auftrag auf welcher Produktion sinnvoll aufgehoben ist.

Maschinenpark, Weiterverarbeitung, Materialsortiment, Automatisierungsgrad und Auslastung unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb erheblich. Ein Job, der in einem Betrieb mehrere manuelle Eingriffe oder einen ungünstigen Maschinenwechsel verursacht, kann beim Kollegen nahezu ideal durch den vorhandenen Workflow laufen.

Aus unserer Sicht lautet die entscheidende Frage deshalb: Sind wir für genau diesen Auftrag im Moment der richtige Produzent?

Wenn der Auftrag passt, aber der Termin nicht

Produktionspartnerschaften werden nicht erst interessant, wenn die notwendige Technik im eigenen Haus fehlt. Manchmal ist die Technik vorhanden und der Auftrag würde normalerweise hervorragend zur eigenen Produktion passen. Nur der Zeitpunkt passt nicht.

Die Situation kennt wahrscheinlich jeder Produktionsbetrieb. Die Maschinen sind gut ausgelastet und plötzlich benötigt ein Kunde seine Etiketten nicht in zwei Wochen, sondern innerhalb weniger Tage. Der Auftrag wäre technisch problemlos machbar, würde aber andere Jobs verschieben oder eine funktionierende Produktionsplanung durcheinanderbringen.

Für solche Situationen dauerhaft freie Maschinenkapazität vorzuhalten, ist kaum sinnvoll. Eine externe Produktion kann dagegen wie zusätzliche Kapazität funktionieren, die nur dann genutzt wird, wenn sie tatsächlich benötigt wird. Gerade 24h- oder 48h-Expressaufträge sind dafür ein gutes Beispiel. Der Auftrag bleibt kaufmännisch beim eigenen Betrieb, lediglich die Fertigung wird für diesen Job an einen spezialisierten Produktionspartner vergeben.

Die Entscheidung zwischen Eigen- und Fremdproduktion muss deshalb nicht für eine komplette Produktgruppe getroffen werden. Ein Betrieb kann den überwiegenden Teil seiner Etiketten selbst herstellen und einen Partner gezielt dann einsetzen, wenn Termin, Auslastung, Auflage oder technische Anforderungen gerade nicht zur eigenen Produktion passen.

Kleine Aufträge können große Kunden sein

Bei Kleinauflagen kommt ein weiterer Punkt hinzu, der in der reinen Auftragskalkulation leicht übersehen wird: Eine kleine Auflage bedeutet nicht zwangsläufig einen kleinen Kunden.

Hinter 500 Etiketten kann eine Testabfüllung, eine Produkteinführung, eine Rezepturänderung oder eine neue Produktvariante stehen. Saisonartikel, Messeprodukte und neue Geschmacksrichtungen beginnen ebenfalls häufig mit überschaubaren Mengen. Läuft das Produkt, kann aus der ersten Kleinauflage später eine regelmäßige Serienproduktion entstehen.

Wer eine solche Anfrage nicht bedienen kann, verliert deshalb möglicherweise mehr als den Umsatz dieses einen Auftrags. Der Kunde benötigt trotzdem eine Lösung und sucht sich dafür einen zweiten Lieferanten. Dieser hat anschließend die Druckdaten und Produktspezifikationen und damit einen Fuß in der Tür.

Das bedeutet nicht, dass jede ungünstige Kleinauflage um jeden Preis selbst produziert werden sollte. Zwischen Eigenproduktion und Ablehnung gibt es eine dritte Möglichkeit: den gezielten Zukauf.

Prozesskosten entscheiden bei kleinen Auflagen

Dass digitale Produktionssysteme wenige hundert oder auch einzelne Etiketten herstellen können, ist technisch längst keine Besonderheit mehr. Entscheidend ist, ob sich diese Mengen sinnvoll durch den gesamten Betrieb bewegen lassen.

Auch ein kleiner Auftrag muss kalkuliert, angelegt, geprüft, geplant, gedruckt, weiterverarbeitet, aufgewickelt, kontrolliert, verpackt und versendet werden. Viele dieser Arbeitsschritte entstehen unabhängig davon, ob anschließend 250 oder 25.000 Etiketten produziert werden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich die Rentabilität kleiner Auflagen häufig bereits vor dem eigentlichen Druck entscheidet. Müssen Produktionsinformationen aus E-Mails übernommen werden, fehlen technische Angaben oder wandert ein Auftrag mehrfach zwischen verschiedenen Stellen, entstehen zusätzliche Minuten Arbeitszeit. Bei einer größeren Serie fällt dieser Aufwand weniger ins Gewicht. Bei einem kleinen Auftrag kann er einen erheblichen Teil der Marge verbrauchen.

Aus diesem Grund betrachten wir Web-to-Print weniger als reinen Vertriebskanal und stärker als Teil des Produktionsprozesses. Wenn Format, Material, Auflage, Wickelrichtung, Rollenkern und weitere Eigenschaften bereits bei der Bestellung eindeutig definiert werden, liegen wesentliche Produktionsinformationen strukturiert vor. Entscheidend ist, wie weit diese Daten anschließend ohne erneute manuelle Erfassung durch Arbeitsvorbereitung, Produktion und Weiterverarbeitung laufen können.

Auch die Gesamtauflage allein beschreibt einen Auftrag immer schlechter. 20.000 Etiketten können aus einem Motiv bestehen, genauso gut aber aus zwanzig Motiven mit jeweils 1.000 Stück. Varianten, Jahrgänge, Aktionsprodukte oder Sprachversionen teilen größere Mengen in zahlreiche Einzeljobs. Damit wird neben Maschinengeschwindigkeit, Makulatur und Rüstzeit eine weitere Kennzahl wichtig: Wie viel menschliche Arbeitszeit benötigt ein Job vom Auftragseingang bis zum Versand?

Zwischen selbst produzieren und ablehnen liegt der Zukauf

In unserer Branche hat die eigene Fertigungstiefe aus guten Gründen einen hohen Stellenwert. Sie gibt Kontrolle über Qualität, Termine und Abläufe. Trotzdem muss nicht jeder Auftrag zwangsläufig auf einer eigenen Maschine produziert werden.

Auch wir nutzen dieses Prinzip in unserer eigenen Produktion. Unter etiketten-drucken.de haben wir unsere Prozesse auf kleine und mittlere digitale Auflagen sowie zeitkritische Produktionen ausgerichtet. Dadurch können wir für Kollegen Etiketten drucken, wenn ein Auftrag nicht sinnvoll in deren eigene Kapazitäts- oder Produktionsplanung passt.

Für den Auftraggeber bleibt das Geschäft sein Geschäft. Er kalkuliert gegenüber seinem Kunden, stellt die Rechnung und bleibt dessen Ansprechpartner. Der Produktionspartner übernimmt lediglich die Fertigung. Die Marge einer solchen Konstellation kann niedriger sein als bei einer optimal ausgelasteten Eigenproduktion. Sie ist aber immer noch interessanter als ein Auftrag, der abgelehnt werden muss und möglicherweise einen neuen Lieferanten beim eigenen Kunden etabliert.

Zukauf ist deshalb für uns keine Notlösung. Er ist eine klassische Make-or-Buy-Entscheidung auf Auftragsebene. Passt ein Job gut zur eigenen Produktion, wird er dort gefertigt. Passt er beim Kollegen besser in den Prozess, kann dessen Kapazität genutzt werden.

Das gilt auch für uns selbst. Es gibt Anforderungen, für die andere Betriebe technisch oder wirtschaftlich besser ausgestattet sind. In diesen Fällen kaufen auch wir Leistungen zu. Spezialisierung bedeutet schließlich nicht, alles selbst machen zu müssen, sondern sehr genau zu wissen, was man selbst besonders gut kann.

Der Kunde des Kollegen bleibt der Kunde des Kollegen

Eine solche Zusammenarbeit funktioniert nur mit klaren Regeln. Wer einen Auftrag an einen Produktionspartner gibt, übergibt diesem zwangsläufig Informationen über den eigenen Kunden.

Für uns gilt deshalb ein einfacher Grundsatz: Der Kunde des Kollegen bleibt der Kunde des Kollegen.

Vor dem ersten Auftrag sollte geklärt sein, ob Verpackung und Versand neutral erfolgen, ob auf eigene Werbebeilagen und Fremdkennzeichnungen verzichtet wird und ob ein Direktversand an den Endkunden möglich ist. Ebenso wichtig ist eine klare Zusage, dass keine vertriebliche Kontaktaufnahme erfolgt und Kundendaten ausschließlich zur Abwicklung des jeweiligen Auftrags genutzt werden. Produktionen für Kollegen sollten außerdem nicht ohne Zustimmung als Referenz verwendet werden.

Neben dem Kundenschutz gehören die technischen Spielregeln auf den Tisch:

• Welche Produktionszeiten werden verbindlich zugesagt und welche Bestellschlüsse gelten bei Expressaufträgen?
• Welche Materialien stehen für kurze Lieferzeiten tatsächlich zur Verfügung?
• Welche Druckdaten werden benötigt, wer prüft sie und wie wird mit Datenfehlern umgegangen?
• Wie läuft eine Reklamation ab, wer entscheidet über einen Nachdruck und wer trägt bei einem Produktionsfehler die Kosten?
• Kann die Ware neutral direkt an den Endkunden versendet werden, ohne einen zusätzlichen Weg über das Lager des Auftraggebers?

Diese Punkte sollte man nicht erst besprechen, wenn die erste Reklamation auf dem Tisch liegt. Ein kleiner Testauftrag zeigt meist schnell, ob die Zusammenarbeit auch im Tagesgeschäft funktioniert.

Kapazität nutzen statt Maschinen sammeln

Produktionspartnerschaften können Lücken schließen, ohne dass für jede Anforderung zusätzliche Technik vorgehalten werden muss. Vor einer neuen Investition lohnt sich deshalb eine zweite Frage: Brauchen wir diese Maschine wirklich selbst oder brauchen wir zuverlässigen Zugang zu dieser Produktionsmöglichkeit?

Eine Maschine zu kaufen ist die eine Sache. Sie über Jahre mit genau den Aufträgen auszulasten, für die sie ausgelegt ist, die andere. Bei der Entscheidung hilft ein nüchterner Blick auf die eigenen Auftragsdaten. Dabei zählen nicht nur Umsatz und Stückzahlen, sondern auch die gebundene Arbeitszeit in Auftragsbearbeitung, Vorstufe und Weiterverarbeitung. Verursacht eine bestimmte Gruppe von Aufträgen überproportional viel Prozesszeit bei vergleichsweise geringem Umsatz, lohnt es sich zumindest, Eigenproduktion und Zukauf gegeneinander zu rechnen.

Wächst das Volumen später dauerhaft, kann die Investition in eine eigene Produktionslösung durchaus sinnvoll werden. Bis dahin lässt sich eine Kapazitäts- oder Technologielücke mit einem spezialisierten Partner schließen.

Vielleicht liegt genau darin eine interessante Perspektive für den mittelständischen Etikettendruck: nicht jede Produktionsmöglichkeit selbst besitzen zu müssen, sondern für jeden Auftrag auf die passende zugreifen zu können. Denn nicht jeder Auftrag muss durch die eigene Maschine. Er sollte durch die richtige.

Über den Autor

Martin Schunk ist Geschäftsführer der Printgroup GmbH & Co. KG in Sennfeld. Das Unternehmen ist seit 2003 in der Druckproduktion tätig und produziert heute unter anderem selbstklebende Etiketten und flexible Verpackungen im Digitaldruck. Unter der Markewww.etiketten-drucken.de liegt ein Schwerpunkt auf kleinen und mittleren Etikettenauflagen sowie zeitkritischen Produktionen. Für Druckereien und Wiederverkäufer werden Aufträge auf Wunsch neutral produziert und direkt versendet.

Kontakt: info@etiketten-drucken.de, Telefon 09721 730 73616